Étiquette des communications par courriel

Mon, 01 Aug 2011 10:54:00 -0400

On oublie trop souvent les bonnes manières lorsqu’on rédige un courriel. Je vous invite à adopter les règles de base de l’étiquette des communications soumise par Kathleen Gran, Coach en image.

Vos courriels sont le reflet de votre image
Votre image de distinction est très « visible » dans vos communications par courriel. Celles-ci devraient donc être surveillées de près. Créez une signature distinctive qui apparaîtra automatiquement lorsque vous envoyez ou répondez à un message. Indiquez vos nom et titre, l’adresse URL de votre site Web, votre numéro de téléphone et les liens à vos médias sociaux. Vous pouvez aussi ajouter une image réduite de votre logo ainsi qu’une mention légale et déni de responsabilités, si requis par votre compagnie.

Oubliez les fioritures
Certaines personnes adorent exprimer leur côté artistique. Ce n’est pas approprié dans un contexte d’affaires. Réservez les fonds d’écran colorés, les polices de caractères multicolores, les émoticônes et tout autre élément animé ou, pire, clignotant pour vos correspondances personnelles. Le mieux est de s’en tenir à une police de caractères noire ou bleu foncé sur fond blanc. Choisissez une police de caractères standard et évitez les polices de fantaisie, difficiles à lire.

Évitez de crier
Personne apprécie se faire crier après. Si vous composez vos courriels en utilisant seulement des lettres majuscules, c’est l’effet qu’aura la personne en lisant votre message. Vous pouvez écrire un mot en lettres majuscules dans une phrase pour le mettre en évidence, mais seulement si c’est un mot court. Il est préférable d’utiliser les caractères gras ou italiques pour mettre de l’emphase. Évitez de souligner un ou des mots car ça pourrait être interprété comme un lien hypertexte.

Soyez succinct
Un courriel doit demeurer court et concis. Si vous devez envoyer un long message ou un rapport, créez-le en Word et expédiez-le comme pièce jointe.

Vérifiez l’orthographe
Il ne vous faudra que quelques secondes pour vérifier l’orthographe de votre courriel avant de presser sur le bouton Envoyer. Ne sautez pas cette étape car un courriel qui contient des erreurs d’orthographe, de grammaire ou une ponctuation déficiente enverra un message négatif qui donnera l’impression que vous êtes négligeant et que vous manquez de professionnalisme. Encore une fois, un texte sans erreur fait partie de votre image et affectera la façon dont les gens vous percevront. N’oubliez pas de faciliter la lecture de votre message en y insérant des paragraphes.

Protégez l’identité de vos correspondants
Lorsque vous envoyez un message à un groupe de personnes qui ne se connaissent pas, par exemple, vos fournisseurs divers, il est essentiel d’utiliser le champ CCI pour ajouter les noms. Vos correspondants n’apprécieront peut-être pas que leur adresse courriel soit publiée aux autres correspondants.

Ne copiez pas tout le monde sur tout
Le faux-pas le plus irritant que les gens commettent est de répondre à tous les correspondants lorsque le message ne requiert qu’une réponse à l’expéditeur. Par exemple, si j’envoie une invitation à 10 personnes et que je demande une confirmation de leur présence, chaque personne ne devrait répondre qu’à moi et non pas à toute la liste. Lisez attentivement ce qui est requis avant de choisir de répondre à tous. La fonction Répondre à tous ne devrait être utilisée qu’exceptionnellement.

Confirmez la réception
Lorsque vous recevez un document, une facture, un rapport ou une réponse importante à une question, confirmez-en la réception à l’expéditeur. Ces documents sont souvent importants et le fait d’en confirmer la réception rassurera l’expéditeur que son document s’est bel et bien rendu à destination.

Personnalisez vos messages
Utilisez le nom de la personne pour la salutation, tel que vous le feriez dans une lettre. Soyez poli. Un courriel n’est pas un passe-droit pour les bonnes manières.

Utilisez la réponse automatisée
Lorsque vous vous absentez pour une longue période de temps – vacances, congrès, formation – utilisez la réponse automatisée pour aviser les gens que vous n’êtes pas disponible. Dans votre message d’absence, assurez-vous de diriger vos clients vers un point de contact en cas d’urgence.

Attention à la grosseur de vos fichiers
Limitez la grosseur de vos pièces jointes. Les systèmes d’exploitation de vos correspondants ne sont peut-être pas tous configurés pour recevoir de très gros fichiers et ceci pourrait créer un gel des fonctionnalités ou une panne majeure. Vérifiez premièrement auprès de votre correspondant quelles sont les limites de son système. Au besoin, utilisez un serveur FTP ou, si les délais vous le permettent, gravez un CD.

Transfert de messages
Lorsque vous transférez un message, supprimez le fil de discussion. La personne qui reçoit votre message transmis n’a pas à connaître l’identité de la personne qui vous a envoyé le message initial. Laissez le texte pour la compréhension, mais supprimez les informations concernant l’expéditeur précédent.

Source : http://chicnotesblog.com

Image: Ohmega1982 / FreeDigitalPhotos.net

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